Na delovnem mestu se pogosto ujamemo v past. Čas izgubljamo z barvnim kodiranjem koledarjev, urejanjem map in neskončnim premikanjem digitalnih kartic. Prave naloge medtem stojijo. Vzdrževanje sistema vzame več časa kot samo delo. Ne gre za neorganiziranost. Težava je psihološke narave in priljubljeni nasveti o upravljanju časa jo večinoma še poslabšajo.
Iluzija popolnega nadzora
Temu lahko rečemo past optimizacije. Nenehno iščemo idealno aplikacijo in boljši pregled nad projektom. Ko se starega sistema naveličamo, vse skupaj preselimo v novo orodje. Takšno urejanje daje lažen občutek, da se naša produktivnost na delovnem mestu povečuje. Zdi se, da delamo, a oprijemljivih rezultatov ni. V resnici se izmikamo nalogam in energijo trošimo za administracijo.
Kaj se dogaja v možganih
Možgani se slabo odzivajo na kompleksnost. Pravo delo je pogosto nejasno in nima vnaprej določene poti do cilja. Pisanje poročila ali analiza podatkov zahteva napor. Negotovost sproži tesnobo, del možganov za reševanje težav pa se hitro utrudi.
Igranje z aplikacijami ponudi lahek izhod. Ustvarjanje kategorij in dodajanje barv sta preprosti dejanji. Imata jasen začetek in konec. Možgani to dojamejo kot uspeh in sprostijo dopamin. Dobimo takojšnjo nagrado in občutek nadzora nad situacijo. Tudi če so zahteve v službi nejasne, imamo v aplikaciji vsaj navidezni red.
Zakaj klasični sistemi odpovejo
Klasične metode za upravljanje časa zahtevajo preveč vzdrževanja. Zaposleni mora vsako nalogo razčleniti, ji določiti prioriteto in spremljati stanje. Vzdrževanje takšnega sistema hitro postane projekt zase. Postanemo lastni mikromenadžerji. Sistem z veliko pravili daje potuho in prostor za izogibanje delu. Orodje nas ne podpira več. Postane ovira in nam črpa energijo.
Poskus z navadnim seznamom
Za izhod iz te situacije ne potrebujemo nove aplikacije. Stvari je treba poenostaviti. Poskusite za en teden povsem opustiti digitalne pripomočke za upravljanje nalog. Tako si boste odrezali pot za pobeg v organizacijo.
Pravila so preprosta:
- Naloge si zapisujte na list papirja ali v preprosto beležnico na računalniku.
- Na seznamu imejte hkrati največ tri naloge.
- Brez kategorij, barvnih oznak in določanja prioritet.
- Nalogo prečrtajte šele takrat, ko jo zares opravite.
Soočenje z delom
Ko umaknemo orodja, hitro vidimo glavno težavo. Brez premikanja in označevanja nalog se vrne začetna tesnoba zaradi nejasnosti. Prostora za navidezno delo ni več in lotiti se je treba pravih nalog. Odpor bo na začetku močan, saj bodo možgani iskali nagrado skozi organizacijo. Sčasoma bo ta potreba zbledela. Ugotovili boste, da produktivnost na delovnem mestu ne zahteva popolnega sistema. Zadošča že, da se naučite prenašati nelagodje ob reševanju težjih nalog.
