Včasih vam šef med vrati na hitro da nejasno navodilo in odhiti naprej. Veliko zaposlenih takrat odpre prazen dokument in poskuša uganiti, kaj se od njih sploh pričakuje. Tisti, ki napredujejo, pa se odzovejo drugače.
Težava z nejasnimi navodili
Šef reče nekaj povsem preprostega. “Pripravite nekaj o novi prodajni strategiji” ali “Poglejte, kaj se dogaja s to stranko.” Večina ljudi ob tem kar prikima. Nočejo izpasti nekompetentni. Zato potem cel teden brskajo po tabelah in pišejo dolgo poročilo.
Ko dokument oddajo, ga šef prebere in reče, da je želel samo kratek povzetek v treh alinejah. Čas je zapravljen. Osebna rast in kariera sta bolj odvisni od tega, kako zastavimo problem pred začetkom dela, kot pa od števila ur tipkanja.
Strukturiranje nalog
Ljudje, ki prevzamejo pobudo, znajo nejasno idejo na začetku pretvoriti v konkreten načrt. Naloge ne zavrnejo, ampak skupaj z nadrejenim natančno določijo, kaj mora biti narejeno.
Poglejmo primer. Zaposleni dobi nalogo, naj razišče konkurenco na novem trgu.
Običajen odziv: Zaposleni sprejme navodilo brez vprašanj. Tri dni analizira deset podjetij in pripravi dolgo predstavitev. Na sestanku se izkaže, da je vodstvo zanimala samo cena enega konkurenta.
Boljši pristop: Zaposleni se ustavi in vpraša: “Katero odločitev bomo sprejeli na podlagi te raziskave?” Šef odgovori, da določajo ceno novega produkta. Zaposleni nato predlaga: “Potem bo najbolje, da do jutri v tabeli primerjam cenike treh glavnih tekmecev. Bo to v redu?”
S tem pristopom zaposleni prihrani dva dni dela in v praksi pokaže razumevanje posla. Ljudje, ki ne sprašujejo, pogosto opravijo veliko nepotrebnega dela in so hitreje izpostavljeni izgorelosti.
Kako ravnati ob naslednji nalogi
Za takšen način dela ne potrebujete velikih sprememb. Potreben je le drugačen odziv na začetku. Ko naslednjič dobite nejasno navodilo, poskusite nekaj novega.
Preden začnete z delom, razčistite tri stvari.
- Namen naloge je prva stvar, ki jo morate poznati. Vprašajte šefa, kaj točno bo vaša analiza rešila v praksi.
- Oblika izdelka naj bo dogovorjena vnaprej. Skupaj določite, ali pripravljate kratek e-mail, tabelo ali dolgo poročilo.
- Obseg dela na koncu še na glas ponovite in tako potrdite dogovor pred začetkom raziskovanja.
Vodje imajo veliko obveznosti in včasih naloge predajo prehitro. Od vas ne pričakujejo branja misli. Radi imajo sodelavce, ki znajo njihove hitre ideje spremeniti v jasne cilje. Kdor se nauči tega pristopa, se bo pri delu manj lovil, prevzel bo bolj odgovorne naloge in lažje gradil svojo pot v podjetju.
