Napake na projektih se običajno začnejo neopazno. Nekdo ugotovi, da bo zamudil rok in se odloči počakati. Ta trenutek pogosto določa, kdo v podjetju napreduje.
Zakaj skrivamo slabe novice
Naravno je, da se izogibamo težavam. Na delovnem mestu to pomeni izogibanje slabi volji šefa ali ekipe. Zaposleni zato pogosto molči o težavah in upa na najboljše. Včasih celo računa, da bo kasneje lahko okrivil zunanje dejavnike.
Osebna rast in kariera nista odvisni le od uspešnih projektov. Zelo pomembno je, kako se obnašamo, ko gredo stvari narobe.
Sporočanje slabih novic je zahtevno. Vodje ne marajo presenečenj, še posebej če zanje izvejo prepozno. Kdor sam prvi pove za težavo, obdrži nadzor nad situacijo.
Past popolnosti
Prepričanje, da moramo biti na delovnem mestu brezhibni, vodi v slabe odločitve. Popolnost ne obstaja. Pomembno je predvsem, kako se odzovemo na napake. Ob težavah se veliko ljudi začne braniti in iskati dokaze, da so zanje krivi drugi.
Uspešni posamezniki vedo, da iskanje krivca ne pomaga. Njihov cilj je rešiti problem. Proaktivno sporočanje o napakah je zato zelo cenjeno.
Dva pristopa k isti težavi
Imamo preprosto situacijo. Dobavitelj zamuja z materiali. Petkova predstavitev produkta ne bo mogoča.
Scenarij A: Čakanje
Zaposleni že v torek izve za zamudo, a molči. V petek zjutraj ga vodja vpraša o pripravah na predstavitev. Zaposleni se začne izgovarjati na neodgovornega izvajalca in pojasnjuje, da on ni ničesar kriv.
Sledi panika in prestavljanje dogodka v zadnjem trenutku. Zaposleni izpade nekompetenten, čeprav zamude ni povzročil neposredno. Njegova napaka je bila, da o tem ni pravočasno obvestil nadrejenih.
Scenarij B: Hitro ukrepanje
Zaposleni izve za zamudo v torek popoldne in že v sredo zjutraj pošlje kratko sporočilo.
“Izvajalec ima tehnične težave. Materialov ne bo do petka. Predstavitev produkta preventivno prestavljamo na torek. Alternativni izvajalec je že v pripravljenosti. Vse vpletene stranke so obveščene o spremembi urnika.”
Problem je rešen zgodaj. Zaposleni se ne opravičuje in ne prelaga krivde. Predstavi dejstva in ponudi rešitev. Vodja preprosto potrdi prejem sporočila.
Kako začeti s spremembo
Prehod k proaktivni komunikaciji je stvar vaje. Začnete lahko pri manjših zamikih nalog ali spregledanih e-sporočilih.
Najprej je treba prepoznati lasten instinkt po skrivanju napak. Ko začutite potrebo, da bi težavo zamolčali in jo reševali kasneje, je to znak, da morate spregovoriti takoj.
Sledi strukturiranje sporočila. Bodite stvarni in ne iščite izgovorov. Sporočilo naj vsebuje naslednje:
- Kaj se je zgodilo.
- Vpliv na časovnico ali proračun.
- Kako se situacija rešuje.
Pomembna je predvsem hitrost, saj težave s časom postanejo večje. Oseba, ki prva sporoči slabo novico, usmerja pogovor. Če mora nadrejeni sam odkriti napako, se zaupanje poruši.
Zaposleni s takšnim pristopom hitro pridobijo na ugledu. Podjetje jim zaupa zahtevnejše projekte, saj znajo učinkovito upravljati z napakami in nepredvidenimi situacijami.
