To je pogost scenarij. Na mizi imate pomemben projekt, ki zahteva nekaj ur zbranosti, a vas zmoti telefon ali sodelavec z nujno prošnjo. Glavna naloga obtiči, preostanek dneva pa rešujete sprotne težave. Zvečer ste utrujeni, glavna naloga na vašem seznamu pa ostane nedotaknjena.
Odvisnost od rdečih alarmov
Ta vzorec hitro uniči zbranost. Razlog pogosto ni pomanjkanje discipline, temveč naraven kemični odziv telesa. Ljudje se namreč hitro navadimo na občutek nujnosti pri reševanju nenadnih pisarniških zapletov.
Reševanje kriz prinaša hitre rezultate. Ko uspešno odpravite težavo, se v telesu sprosti dopamin. Sodelavci se vam zahvalijo in nadrejeni opazijo vašo odzivnost. Ustvari se močna povratna zanka, ki pri dolgotrajnem in tihem delu manjka.
Pisanje poročila ali analiza podatkov potekata v tišini. Pri tem ni takojšnjega občutka zmage in zunanje potrditve okolice.
Hormonska sabotaža
Ko v elektronskem nabiralniku zagledate sporočilo z oznako nujno, se sproži stresni odziv. Raven kortizola se dvigne, prefrontalni korteks za logično presojo pa začasno preneha delovati s polno zmogljivostjo.
Aktivira se amigdala, ki telo pripravi na takojšnjo akcijo.
Takrat je težko ignorirati sporočilo. Takšen telesni odziv vsako manjšo motnjo zamenja za grožnjo, kar neposredno znižuje vašo produktivnost pri delu.
Kultura hitrih prstov
Težava je večkrat del širše kulture podjetja. Nekatera delovna okolja nagrajujejo predvsem hitro odzivnost. Če zaposleni takoj odgovori na sporočilo v skupnem klepetu, velja za prizadevnega.
Vendar se nenehna dosegljivost in produktivnost medsebojno izključujeta.
Če nenehno spremljate sprotne težave drugih, težko dosežete stanje prave osredotočenosti. Po vsaki prekinitvi namreč potrebujete dodaten čas, da se miselno vrnete k prvotni nalogi. Delovnik se razbije na kratke odseke, kjer ste ves čas zaposleni, a opravite bistveno manj konkretnega dela.
Teden brez reševalnega jopiča
Za spremembo navad ne potrebujete aplikacij za blokiranje spletnih strani ali popolne ukinitve komunikacijskih orodij. Zadostuje manjši popravek vsakodnevne rutine.
Preizkusite lahko pristop, znan kot pravilo dvanajstih minut.
Ko dobite novo zahtevo, ki ni kritična za poslovanje in nima zelo kratkega roka, upoštevajte naslednje korake:
- Zahtevo preberite in si jo zabeležite.
- Z odgovorom počakajte točno dvanajst minut.
- V tem vmesnem času se vrnite k prvotni nalogi.
Dvanajst minut zagotavlja dovolj dolg časovni okvir, da raven kortizola upade, vi pa lahko ponovno logično presodite situacijo. Če je po tem času zadeva še vedno kritična, jo seveda obravnavajte.
V praksi se pogosto pokaže drugačna slika.
Sčasoma ugotovite, da takojšen odgovor ni vedno obvezen. Nujna prošnja izgubi čustveni naboj in postane zgolj še ena običajna naloga na vašem seznamu. S tem postopoma zmanjšate stresne odzive telesa in vaša produktivnost se vrne na ustaljeno raven.
